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10月
04

バーチャルオフィスの来客対応

内見や問合せの際によく聞かれる質問の一つに
『バーチャルオフィスに突然の来客が来た場合、どのように対応してもらえるのか?』
というものがあります。

特にバーチャルオフィスを初めて利用する方の多くがご不安に思われているようです。
同様の疑問をお持ちの方もいらっしゃると思いますので、来客対応についてご説明します。

バーチャルオフィスMEWでは、突然の訪問があった際には
『ただいま外出中ですので、直接連絡を取って頂けますか?』
と言った様な対応をとらせて頂いております。

それでご理解いただけるかどうかは訪問目的によって異なります。

通常、ビジネスマナーの観点より、アポなしの訪問は失礼にあたりますので
それでも来られる場合は、それなりの理由があるようです。

大きく分けると3つほどのパターンがあります。

①たまたま近くに来たから寄った
②帝国データバンクの信用調査
③なかなか連絡が取れない、支払いが頻繁に遅れる

この内、①はほぼありません。
年に一人いらっしゃるかどうかの頻度です。

②、③がほぼ同数といった形です。
それぞれ年に3,4人でしょうか。

②は、通常、大企業や比較的大きな会社と新規取引する場合は
先方が帝国データバンクを利用して信用調査を行いますので
その伝達をお客様に出来さえすれば、特に問題はありません。

調査員の方ともたまにお話するのですが、最近はレンタルオフィスや
バーチャルオフィスを利用しているベンチャー企業も多いようです。

一番困ることは、『オフィスが無人で連絡が取れないこと』
とおっしゃってました。

しかし、③の場合は状況が異なります。

お話を伺うと、このパターンでの来客される方には特徴があり、
『好んで来店する訳ではなく、必要に迫られて来た』
と言うことです。

・何度となく連絡を取るアクションをとったが、上手く連絡がつかない
・約束の振込期限を頻繁に破る

など、会員企業のビジネススタンスに起因する理由がほとんどです。
そういった状況をつくり出してしまうからこそ、バーチャルオフィスだと分かると
不信感をもたれてしまう結果になってしまいます。

つまり、バーチャルオフィスを利用しているから信用がないのではなく
顧客対応を怠っている企業がバーチャルオフィスを利用していると発覚した時に
その会社の信用が揺らぐと言うことではないでしょうか?

最低限のビジネスマナーを守り事業を運営している会社であれば
ほぼ心配されるような突然の来客はないと言えそうです。

それでも万が一、不意な訪問があった場合は対応いたしますのでご安心下さい。

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